Politique de confidentialité concernant le personnel d'études

Notre engagement en matière de confidentialité envers vous

Engagement en matière de confidentialité
Covance Inc. (« Covance », « nous », « notre » ou « nos ») s'engage à protéger et respecter votre (« vous »« votre ou vos ») vie privée et vos données personnelles, correspondant à toute information à votre sujet permettant de vous identifier personnellement, que nous sommes susceptibles de collecter auprès de vous ou d'autres sources.

La présente politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») s'applique au personnel d'étude recruté par Covance ou ses affiliés pour assister dans la conduite d'essais cliniques sous la supervision d'un investigateur.

La politique de confidentialité décrit comment nous collectons et traitons vos données personnelles ; comment nous utilisons et protégeons ces données ; et vos droits concernant vos données personnelles.

La présente politique de confidentialité est datée du 25 mai 2018.

Collecte des données directement auprès de vous

Nous collecterons les données personnelles que vous nous fournissez volontairement et que nous pouvons utiliser pour vous identifier et vous contacter, comme :

  • Vos informations personnelles (nom complet)
  • Vos coordonnées (votre numéro de téléphone, numéro de fax, adresse e-mail et adresse postale)
  • Les informations permettant de savoir si votre profil convient pour assister dans les essais cliniques (CV, intitulé de poste, informations professionnelles, qualifications professionnelles, spécialité, cursus scolaire, performances passées concernant des essais cliniques)

Collecte de vos Informations auprès d'autres Sources

Nous collecterons également les catégories suivantes de données personnelles à partir de registres publics, de bases de données d'abonnement, des CPP centraux et des promoteurs :

  • Vos informations personnelles (nom complet)
  • Vos coordonnées (votre numéro de téléphone, numéro de fax, adresse e-mail et adresse postale) 
  • Les informations permettant de savoir si votre profil convient pour les services recherchés (intitulé de poste, informations sur l'institution, qualifications professionnelles, spécialité, cursus scolaire, performances passées)

Nous pouvons améliorer ou fusionner vos données personnelles avec des données obtenues auprès de tiers aux mêmes fins que celles pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles et pour évaluer si vous et votre institution convenaient pour les essais cliniques.

Notre utilisation de vos Informations personnelles

Nous utiliserons vos données personnelles aux fins suivantes :

  • Identification et authentification : nous utilisons vos informations d'identification pour vérifier votre identité lorsque vous apportez votre aide à des essais cliniques et pour assurer la sécurité de vos données personnelles. Nous utilisons vos données personnelles dans ce but afin de pouvoir remplir nos obligations contractuelles avec votre institution, notamment confirmer que vous êtes à même de fournir vos services.
  • Communication avec vous : nous utiliserons n'importe laquelle des catégories de vos données personnelles pour communiquer avec vous, par exemple si nous souhaitons vous contacter à propos de vos services ou d'autres opportunités concernant les essais cliniques ou si vous nous contactez avec des questions. Il relève de notre intérêt légitime de pouvoir vous fournir les réponses appropriées.  Il relève de notre intérêt légitime de pouvoir vous notifier des essais cliniques auxquels votre profil correspond et cela nous permet de remplir nos obligations contractuelles envers vous sur ce point.
  • Base de données du personnel d'études : nous pouvons ajouter vos données personnelles à notre base de données du personnel d'études et l'utiliser, conformément à vos préférences, pour vous identifier et vous informer d'opportunités d'essais cliniques. En outre, ceci nous permet de remplir nos obligations contractuelles envers vous afin de pouvoir vous identifier et vous faire part des essais cliniques correspondant à votre profil.
  • Futurs essais cliniques : nous sommes susceptibles de collecter et d'utiliser vos coordonnées et des informations sur vos performances pour nous aider à évaluer les études cliniques, les investigateurs et les institutions à considérer et à contacter pour de futurs essais cliniques. À ces fins, vos données personnelles peuvent être transmises aux sociétés affiliées à Covance et à des tiers qui réalisent des essais de recherche clinique.
  • Exercice de nos droits : nous utiliserons n'importe quelle catégorie de vos données personnelles pour exercer nos droits le cas échéant, par exemple pour détecter, prévenir et répondre à des allégations de fraude, de non respect de la propriété intellectuelle ou de violation de la législation ou du contrat que nous avons avec vous. Utiliser vos données personnelles à ces fins relève de notre intérêt légitime.

Lorsque nous traitons vos données personnelles pour répondre à nos intérêts légitimes (y compris aux fins de communiquer avec vous et d'exercer nos droits comme énoncé ci-avant), nous faisons en sorte de respecter vos droits et libertés fondamentaux et mettons en place des mesures appropriées pour protéger la confidentialité de vos données.

Vos droits concernant vos données personnelles

Vous disposez de certains droits concernant vos données personnelles, qui varient selon la législation locale. Il s'agit notamment des droits de/d' :

  • accès à vos données personnelles,
  • rectification des données personnelles que nous détenons vous concernant,
  • suppression de vos données personnelles,
  • restriction de notre utilisation de vos données personnelles,
  • opposition à notre utilisation de vos données personnelles,
  • recevoir vos données personnelles dans un format électronique utilisable et les transmettre à un tiers (droit à la portabilité des données)  et
  • déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

Nous vous encourageons à nous contacter pour mettre à jour ou corriger vos données personnelles si elles changent ou si les données personnelles que nous avons vous concernant sont inexactes. Veuillez noter qu'il est probable que nous ayons besoin d'informations supplémentaires sur vous afin de répondre à vos demandes.

Veuillez noter que si vous demandez la suppression de vos données personnelles, vous pourriez continuer à recevoir des messages pendant une courte période, jusqu'à ce que nos listes soient mises à jour. Vos informations seront alors supprimées de façon permanente de notre base de données du personnel d'études.

Lorsque nous avons obtenu votre consentement à traiter vos données personnelles, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment en nous contactant aux coordonnées de la section « Nous contacter » ci-après.

Si vous souhaitez discuter ou exercer lesdits droits, veuillez nous contacter aux coordonnées ci-après.

Transfert international de vos données personnelles

Vos données personnelles peuvent être transférées, stockées et traitées dans un pays autre que celui dans lequel vous les avez fournies. Le cas échéant, nous transférons les informations conformément à la législation sur la protection des données applicable. Lorsque le transfert s'effectue vers un destinataire qui se trouve dans un pays hors de l'EEE (et que ce destinataire n'est pas soumis à une législation sur la protection des données reconnue par la Commission européenne comme offrant un degré adapté de protection des données), nous utilisons les clauses contractuelles standard approuvées par la Commission européenne ou d'autres mécanismes légaux. Si vous souhaitez voir une copie du mécanisme utilisé pour transférer vos données personnelles, veuillez nous contacter aux coordonnées ci-après.

Tiers

Nous sommes susceptibles de partager vos données personnelles avec des tiers dans les cas suivants :

  • Agents, sous-traitants et partenaires commerciaux : nous sommes susceptibles de communiquer vos données personnelles aux agents, sous-traitants ou partenaires commerciaux de Covance basés localement ou à l'étranger dans le cadre des services que ces personnes physiques ou morales réalisent pour, ou avec, Covance. Ces agents, sous-traitants ou partenaires commerciaux ne sont pas autorisés à utiliser ces données en dehors de la prestation de services pour Covance ou de services qu'ils fournissent en collaboration avec Covance. Nous pouvons, par exemple, fournir vos données à des agents, sous-traitants ou partenaires qui hébergent nos bases de données ou qui fournissent des services de traitement des données tels que l'analyse des données, ou afin qu'ils puissent vous envoyer les informations que vous avez demandées.
  • Filiales et sociétés affiliées : Covance Inc. est la propriété de Laboratory Corporation of America Holdings (LabCorp), et nous travaillons en étroite collaboration avec d'autres entreprises et société qui font partie des groupes Covance et LabCorp. Nous communiquerons vos données personnelles à LabCorp et à nos filiales et sociétés affiliées dans le but d'identifier les compétences, les sites et toute autre information pertinente pour la réalisation de services dans le cadre d'essais cliniques menés par Covance ou ses sociétés affiliées au nom de son ou ses promoteurs. Pour plus d'informations sur nos filiales et sociétés affiliées, veuillez consulter le site web de Covance ou LabCorp.
  • Promoteurs : nous sommes susceptibles de transmettre vos données personnelles avec les promoteurs des essais cliniques pour identifier les compétences, les sites et toute autre information pertinente pour la réalisation d'essais cliniques, y compris pour être en conformité avec nos obligations contractuelles.
  • Organisme chargé de l'application de la loi, tribunal, organisme de régulation, autorité gouvernementale IEC ou tout autre tiers : nous sommes susceptibles de communiquer vos données personnelles à ces tiers lorsque nous estimons que cette communication est nécessaire pour remplir nos obligations légales ou réglementaires, ou pour protéger nos droits ou les droits d'un tiers.
  • Acheteurs d'actifs : nous sommes susceptibles de transmettre vos données personnelles à tout tiers qui acquiert, ou à qui nous transférons, tout ou la quasi-totalité de nos actifs et activités. Dans le cas d'une telle vente ou transfert, nous ferons les efforts raisonnables voulus pour nous assurer que la personne morale à qui nous transférons vos données personnelles les utilise d'une façon conforme à la présente politique de confidentialité. Il relève de notre intérêt légitime de transmettre vos données personnelles dans le cadre d'une transaction commerciale portant sur nos actifs et nos activités.  Lorsque nous communiquons vos données personnelles pour répondre à ces intérêts légitimes, nous le faisons en respectant vos droits et libertés fondamentales et mettons en place les mesures appropriées pour protéger la confidentialité de vos données.

 

Sécurité et stockage des informations

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées en fonction du risque lié aux données personnelles que nous traitons. Ces mesures visent à protéger en permanence l'intégrité et la confidentialité des données personnelles. Nous évaluons ces mesures régulièrement pour confirmer la sécurité du traitement.

Nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nous restons en relation avec vous et pour toute période réglementaire associée aux objectifs de la collecte de vos données personnelles.  Nous conserverons vos données personnelles pour une durée de 10 ans dans notre base de données sur le personnel d'études afin d'évaluer si vous correspondez à de futures opportunités d'essais cliniques et pour vous en informer. Lorsque nous décidons de la durée pendant laquelle conserver vos données personnelles, nous conservons vos données personnelles pour une durée qui nous permet de :

  • Conserver des documents concernant nos activités à des fins d'analyse ou d'audit ;
  • Respecter les obligations légales de conservation des archives ;
  • Respecter des obligations contractuelles ;
  • Défendre ou engager des poursuites légales existantes ou potentielles ;
  • Répondre à toute plainte concernant les services fournis par vous.

Nous supprimerons vos données personnelles lorsqu'elles ne seront plus nécessaires à ces fins. Dans le cas d'informations que, pour des raisons techniques, nous ne pourrions pas supprimer entièrement de nos systèmes, nous mettrons en place des mesures appropriées pour empêcher tout nouveau traitement ou utilisation des données.

Nous contacter

Covance Inc. est domiciliée aux États-Unis et est le contrôleur responsable des données personnelles collectées et traitées.

Pour toute question ou préoccupation concernant la façon dont vos données personnelles ont été utilisées, veuillez contacter le responsable de la protection des données de l'entreprise, par courrier à Data Protection Officer, Corporate Compliance Department, 531 S. Spring Street, Burlington, NC 27215États-Unis ou par e-mail à DPO @ labcorp.com.

Nous nous engageons à travailler avec vous pour résoudre de manière équitable toute réclamation ou préoccupation concernant la confidentialité de vos données.  Cependant, si vous estimez que nous n'avons pas pu vous aider concernant votre plainte ou préoccupation, vous avez le droit de formuler une plainte auprès de votre autorité de protection des données locale.

Mises à jour et modifications

Vous pouvez demander une copie de la présente politique de confidentialité en utilisant les coordonnées ci-avant. Nous sommes susceptibles de modifier ou de mettre à jour de temps à autre la présente politique de confidentialité.

Si nous apportons des modifications à la présente politique de confidentialité, nous vous informerons de ces modifications. Lorsque les modifications de la présente politique de confidentialité ont un impact essentiel sur la nature du traitement ou ont un impact significatif sur vous, nous vous aviserons suffisamment à l'avance pour vous permettre d'exercer vos droits (par exemple de vous opposer au traitement).