Découvrez Malines : un aperçu du rôle de gestion de projet d'un coordinateur d'études régional

Elien est une coordinatrice senior d'études régionales et occupe un rôle de chef de projet associé, basée dans notre bureau en pleine expansion de Malines en Belgique pour les services de laboratoire central de Covance (CLS). À travers une journée type, elle nous a livré un aperçu de son rôle de coordinatrice d'études régionales qui gère des opérations de laboratoire locales au sein de notre département de gestion globale de projet. 

8h30-9h30 | Je démarre ma journée en consultant mes emails et mon agenda et en faisant une liste de tâches à faire.

Étant donné que nous travaillons avec une équipe internationale, nous recevons beaucoup d'e-mails pendant la nuit. Ma première tâche de la journée est de supprimer mes e-mails des jours précédénts et d'organiser les autres par ordre de priorité. Je ne garde que les questions prioritaires, ainsi il est plus facile pour moi de visualiser mes priorités absolues.  Puis je regarde mon agenda et prépare mes réunions.

Cela n'est pas forcément très passionnant mais commencer la journée de cette façon est nécessaire pour ce travail où chaque jour ne ressemble à aucun autre. Quand vous êtes Coordinateur d'études régionales, vous ne savez jamais ce qui vous attend. Et c'est cela qui est passionnant.  C'est un défi sur le plan intellectuel. Je dois me poser la question, "quelles sont les possibilités ?" Quels outils ai-je à ma disposition ? Comment puis-je tout organiser et trouver la meilleure solution pour le client ?" L'aspect résolution de problèmes de mon travail est très important pour moi.

9h30 - 9h45 | Je fais le point avec mon protégé.

Parce qu'il y a beaucoup de choses à apprendre, notre programme de formation systématique et d'intégration est indispensable à notre réussite dans cette fonction. Avoir un mentor dédié et faire régulièrement le point avec lui ou elle fait partie intégrante de la formation. Après deux ans à ce poste, je suis prête à encader de nouveaux collègues - mais j'apprends encore. Par exemple, j'améliore constamment ma capacité à traiter un grand nombre de demandes dans un délai court.  Et j'arrive de mieux en mieux à répondre à des demandes complexes et de plus en plus vite. Prendre du temps pour faire régulièrement le point avec mes protégés permet de leur apporter un véritable soutien, mais ils peuvent toujours poser des questions en cas de besoin.

Nos relations de mentorat vont également au-delà du partage des connaissances sur le traitement des demandes. Lorsque votre travail affecte des patients qui ont besoin d'être soignés, tout paraît urgent. Cela peut être terriblement stressant c'est pourquoi nous nous concentrons sur la gestion du temps et du stress. J'adore vraiment mon travail et avec une bonne gestion du temps, il paraît moins stressant. En fait, c'est motivant parce que je fais mon travail de chef de projet et j'aide les patients à obtenir leur traitement. 

Mes débuts chez Covance
En réalité, je n'aurais jamais imaginé être amenée à occuper une telle fonction, mais j'ai appris à développer un esprit critique à l'université où j'ai étudié la littérature anglaise et le théâtre. Après mes études, j'étais prête pour le changement et j'ai décroché un travail d'été auprès de l'équipe d'assistance du site chez LabCorp, la maison mère de Covance. Grâce à cette expérience, j'ai été promue au poste de Coordinatrice d'études régionales, qui implique plus de responsabilités et qui est davantage axé sur le projet, avec l'ouverture d'un nouveau bureau Covance à Malines il y a deux ans environ.

9:30-11:30 | Je travaille sur les demandes urgentes et assure le suivi des demandes en suspens des jours précédents.

Les coordinateurs d'études régionales doivent respecter les délais pour toutes les questions de laboratoire régional lors d'un essai clinique. Pour s'assurer que les tâches sont exécutées, nous avons souvent besoin de communiquer (ou se remettre en contact) avec nos partenaires internes et externes, confirmer que les changements ont été effectués dans la base de données,  et vérifier que les résultats ont été publiés pour passer aux étapes suivantes. Ces tâches couvrent la commande de kits, les résultats, la logistique, les instructions de collecte, le planning des visites, les mises à jours des informations patients ou les verrouillages de données.

11:30-12:00 | Je participe à notre réunion de groupe hebdomadaire.

Même si le travail de coordinateur d'études régionales est surtout indépendant, nous sommes constamment en contact et le travail d'équipe est un élément important du travail. J'estime consacrer la moitié de mon temps à travailler seule et à trouver des choses par moi-même. Je dédie la deuxième moitié à échanger avec mes équipes internes et à ma propre équipe.

Nous sommes répartis en équipes clients dans lesquelles nous travaillons sur des études avec les mêmes interlocuteurs côté client, et ainsi nous nous connaissons tous à partir des différentes études. Notre équipe compte environ 10 coordinateurs d'études régionales et nous travaillons tous sur les mêmes études clients. Mon équipe se réunit chaque semaine pour aborder les particularités de chaque client, la charge de travail, les enseignements tirés et les congés planifiés pour chaque membre de l'équipe. Ce travail de collaboration est très important pour maintenir une équipe soudée et partager des informations importantes.  Nous couvrons plusieurs sujets. Il y a toujours une spécificité que l'on ne connaît pas. La clé est de toujours poser des questions à ses pairs ou à ses collègues - c'est de cette manière que nous partageons les connaissances et favorisons le travail d'équipe et cela nous permet de réussir.

12:00-12:30 | Je déjeune.

13:00-13:30 | Je lis les dernières versions des procédures d'intervention standard pour les essais cliniques que je soutiens

Une étude clinique évolue constamment - y compris le protocole et les procédures d'intervention standard. Ces dernières régissent tout ce que nous faisons, c'est pourquoi nous devons toujours rester au courant.  Nous devons être flexibles et adaptables pour réussir en tant que coordinateur d'études régionales.

13h30-15h30 | Je travaille sur les tâches secondaires.

Tout ce que nous faisons n'est pas urgent, bien que nous ayons souvent le sentiment que cela le soit jusqu'à ce que l'on apprenne à évaluer correctement et prioriser chaque tâche. Certaines tâches sont répétitives mais elles sont toujours autant primordiales pour fournir les meilleures données dans une étude clinique, comme vérifier les traqueurs de site pour s'assurer que tous les détails ont été correctement chargés dans la base de données Covance.

15:30-16:30 | Je rencontre mon protégé.

Bien que la relation d'encadrement permette en partie de répondre aux questions du protégé au fur et à mesure qu'il ou elle progresse dans sa journée,  il est également important de lui dédier de plus grandes périodes de temps. Nous nous efforçons d'optimiser notre temps. Chacun recueille des sujets la veille (par exemple, un outil que je veux montrer à mon protégé, ou un outil sur lequel il ou elle a des questions), et nous traitons les questions au fur et à mesure des demandes que le protégé a reçues.

Ana a été l'une de mes premières protégées. Lorsqu'elle est arrivée au bureau le premier jour, c'est moi qui l'ai accueillie et je l'ai aidée à s'organiser et se présenter aux équipes. J'étais son point de contact.

En tant que nouveau coordinateur d'études régionales, il est important d'avoir du bon sens, un esprit critique et de ne pas avoir peur de poser des questions. Vous devez être un bon communiquant. Vous devez veiller à ce que les personnes qui reçoivent vos emails comprennent le contenu même s'ils ne connaissent pas notre terminologie. Vous devez anticiper ce qu'ils savent et ce qu'ils ignorent. Au cours de la première année, il s'agit d'apprendre à naviguer en interne : vous devez apprendre à comprendre l'environnement, plus particulièrement les outils dont vous disposez et de quelle manière trouver les informations dont vous avez besoin. Vous devez apprendre à décrypter la demande du client, puis comment trouver l'information adéquate.

Lorsque j'occupais ma précédente fonction LabCorp dans l'assitance sur site, j'ai rapidement évolué en tant que mentor. Mais en raison de la quantité de choses à apprendre pour devenir une bonne coordinatrice d'études régionales, il m'a fallu plus d'un an pour être parfaitement autonome sur mon poste. Aujourd'hui, j'occupe le rôle de formateur et de mentor. C'est un rôle qui me tient vraiment à coeur car j'aime voir les autres réussir. En tant que coordinatrice d'études régionales senior, je suis chargée d'animer des réunions d'équipes, d'encadrer et d'améliorer les processus.

16:30-17:30 | Je participe à une réunion plus large pour rester en contact.

Tandis que le coordinateur des études régionales gère les tâches quotidiennes régionales lors d'un essai clinique, nous devons rester connectés à un groupe plus large. Nous avons une réunion hebdomadaire avec les membres de la gestion globale de projet au sein de notre équipe client et nous discutons des initiatives globales, des extensions de partenariats et de l'apprentissage continu pour garantir l'harmonisation de nos rôles individuels avec les objectifs plus larges.

Chaque jour, je fais plusieurs choses à la fois mais je crée aussi mon propre équilibre.

La majeure partie de la journée, nous faisons plusieurs choses à la fois : nous travaillons sur des demandes, échangeons avec les collègues, suivons les retours urgents et les nouvelles demandes reçues. La pluridisciplinarité est une compétence essentielle à ce poste.

Dans un travail qui exige de gérer des intérêts divergents et d'évaluer les priorités tout au long de la journée, il est important de faire de soi-même une priorité absolue. Par exemple, l'un des grands avantages de cette fonction est la flexibilité pour travailler de chez soi. J'ai découvert que chez Covance, il n'y a que des gens ambitieux et motivés- mais c'est parce que nous sommes encouragés à nous dépasser pour maintenir un niveau d'excellence en matière d'interventions et de service clients.

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